A Universidade Federal de Minas Gerais atualmente utiliza o denominado Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UFMG), uma ferramenta que tem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualização dos processos.
Todas as informações e orientações essenciais para a correta utilização do sistema estão disponíveis no site: https://sei.ufmg.br.
Você também pode acessar a trilha de aprendizagem da utilização do SEI, elaborada pela equipe da PRORH/UFMG, que visa orientar os servidores TAES e docentes da UFMG sobre ações de desenvolvimento visando o aprendizado da ferramenta.
Além disso, o site do SEI-UFMG possui MANUAL DO USUÁRIO DO SEI-UFMG (Versão 4.0) que auxiliam na forma correta do sistema.
Tabela de conversão de ícones – Novo Visual do SEI-UFMG
Recomenda-se também que todos (as) façam o curso sobre o Sistema Eletrônico de Informações – SEI! USAR para melhor utilização da plataforma.
MANUAIS E TUTORIAIS DA UFMG
Manual de Procedimento Operacional Padrão (dicas): neste manual ilustrativo constam dicas rápidas (POP) sobre algumas ferramentas que explicam algumas funcionalidades do sistema. Abaixo seguem algumas dicas essenciais para a tramitação dos processos no sistema. Basta consultar o sumário que consta dentro do manual de procedimento padrão (número do POP):
* Iniciar processo (POP05);
* Enviar processo (POP15);
* Criar documento interno (POP19);
* Incluir documento externo (POP25);
* Verificar o histórico do processo (POP37);
* Encaminhar documento para assinatura em outra unidade (POP31);
* Assinar documento interno (POP22),;
* Incluir processo em acompanhamento especial (POP38);
* Executar pesquisa (POP43);
* Criar texto padrão (POP23);
* Criar, consultar, alterar e excluir modelo de documento (POP24);
* Reabrir processo (POP44);
* Executar pesquisa (POP43);
Tutorial para autenticação de documentos digitalizados: esta função, “autenticar documentos”, serve para autenticar a veracidade de um documento que foi digitalizado. Todos os documentos externos anexados nos processos devem ser autenticados por meio desta ferramenta.
Tutorial para criar Texto Padrão e Modelo Favorito no SEI: é possível criar um texto padrão no SEI-UFMG, ou seja, um texto que seja recorrente e que possa ser utilizado como um conteúdo padrão para documentos e e-mails gerados no sistema. Cada unidade poderá
produzir seus próprios textos padrão. Fonte: PROPLAN/UFMG
Tutorial para criar e disponibilizar Bloco de Assinatura no SEI: o “Bloco de Assinatura” é uma funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade geradora. A ferramenta permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. Fonte: PROPLAN/UFMG
Tutorial para Autenticação de Documentos Digitalizados no SEI: esta funcionalidade de “autenticar documento” permite realizar a autenticação do documento digitalizado (documento externo – em formato PDF). Fonte: PROPLAN/UFMG
CONSULTA DE USUÁRIOS
O objetivo da pesquisa é facilitar a consulta do setor de acesso de um usuário do SEI/UFMG. Pode ser realizada por nome, usuário do minhaUFMG ou unidade. Serão exibidos todos os setores que o usuário pesquisado tem acesso. Para acessar a consulta de usuários é necessário se autenticar através do usuário e senha minhaUFMG.
BASES DE CONHECIMENTO DO SEI-UFMG
A base de conhecimento permite orientar os usuários com informações, dicas e otimizações de fluxo de trabalho em determinados tipos de processo. Caso o processo tenha uma base de conhecimento cadastrada no SEI-UFMG, a mesma poderá ser acessada através do link associado ao processo. Veja a lista de processos disponíveis no SEI (a atualização das informações é de responsabilidade da DTI/UFMG).
Algumas bases de conhecimento podem ser conferidas também dentro do próprio sistema SEI-UFMG (no menu vertical esquerdo clique em base de conhecimento e utilize o campo de pesquisa). Veja o manual de como pesquisar bases de conhecimento dentro do sistema SEI-UFMG.
BOAS PRÁTICAS DE UTILIZAÇÃO DO SEI-UFMG
Para garantir um melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas como padronização de procedimentos, acesso como regra e o sigilo como exceção, respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações, entre outras práticas. importantes destacadas no manual de boas práticas ECI/UFMG (em construção).
PERGUNTAS FREQUENTES (FAQ) – SEI-UFMG
A equipe do SEI-UFMG disponibiliza algumas perguntas mais frequentes enviadas pelos usuários referentes à utilização do sistema. Para entrar em contato com a equipe do SEI-UFMG, envie um e-mail para sei@ufmg.br.