Dúvidas frequentes

Veja abaixo a relação de dúvidas frequentes dos usuários da ECI/UFMG com relação ao Sistema Eletrônico de Informações da UFMG:

Qual navegador (browser) devo usar para acessar o SEI?

O SEI é compatível com Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer/Edge, porém apresenta maior compatibilidade com o Firefox (recomendado). Caso você observe problemas no preenchimento de documentos, experimente utilizar o Firefox.

Como faço para pesquisar na base de conhecimento da UFMG?

Existem 03 (três) formas de realizar a pesquisa dentro do sistema. 1) A primeira delas é diretamente no site do SEI-UFMG: clique na aba processos e você irá visualizar uma lista de processos (alguns já possuem links para a base de conhecimento criada pelas Unidades). 2) A segunda forma de realizar a pesquisa é dentro da tela do SEI (é preciso “estar logado” para ter acesso): no menu lateral esquerdo, clique em “Base de conhecimento” e utilize o campo de pesquisa com palavras chave. 3) A terceira forma pode ser visualizada quando você já criou um processo no sistema: ao lado do número de alguns tipos de processos existe um ícone (letra B). Basta clicar e visualizar a base de conhecimento específica daquele processo.

Como saber para onde enviar um processo criado no SEI?

Existe uma ferramenta no site do SEI-UFMG onde é possível pesquisar o setor de acesso de um determinado usuário do sistema. A consulta pode ser realizada por nome, usuário do minhaUFMG ou ainda por unidade. Ao efetuar a pesquisa serão exibidos todos os setores que o usuário pesquisado tem acesso. Para acessar a consulta de usuários é necessário se autenticar através do usuário e senha minhaUFMG. Para enviar o processo para outro usuário veja as instruções no manual de procedimentos padrãoEnviar processo (POP15);

Como faço para pesquisar meu processo no SEI?

Para pesquisar o processo no SEI você pode utilizar a ferramenta de pesquisa disponível no menu lateral localizado à direita com o nome de “pesquisa”. A melhor formar de pesquisar é se você tiver o número do processo, mas se você não tiver anotado, poderá utilizar várias opções de busca, tanto de processos como de documentos. DICA 01: ao abrir um processo anote o número do mesmo ou o salve através da ferramenta de “acompanhamento especial”. Para saber mais como funciona esta ferramenta veja as instruções no manual de procedimentos padrãoIncluir processo em acompanhamento especial (POP38);

Como faço para acompanhar o andamento do meu processo?

Você deve primeiramente localizá-lo no sistema conforme explicado acima. Em seguida, abaixo do número do processo clique em “Consultar andamento” (existe a opção de histórico completo ou reduzido).

Consigo editar um documento que já foi assinado por mim no SEI?

Você consegue editar o documento que já foi assinado somente se o mesmo foi gerado por você, assinado e com ícone da caneta em
amarelo (que aparece ao lado do documento). Para editá-lo, clique no documento, verifique se na barra de ferramentas superior aparece o ícone “editar conteúdo”. Se ele aparecer, clique no ícone e edite o documento. Em seguida salve e assine-o novamente. Caso a caneta esteja preta não será mais possível editar o documento.

Quando devo “excluir um documento” ou “cancelar um documento”?

Você consegue excluir um documento (POP 26) gerado no sistema somente se o documento foi gerado e não assinado (minuta) OU gerado, assinado e com ícone da caneta em amarelo. Se o documento já foi acessado por outra unidade OU o processo foi enviado para outra unidade, o ícone “excluir documento” não aparecerá na barra de ferramentas superior. Desta forma, a única opção será cancelar o documento (POP27) e criá-lo novamente.

Como faço para reabrir meu processo caso eu precise anexar algum documento posteriormente?

Para isso você deve primeiramente localizar o seu processo. Em seguida clique no ícone (pasta amarela) denominado “reabrir processo”. Desta forma, você não precisa solicitar a unidade que te devolva o mesmo. Inclua o documento de interesse e assine-o se for necessário. Verifique se o mesmo está disponível na unidade para o qual foi enviado e conclua o processo na sua unidade.

Como posso criar um “texto padrão” para facilitar meu trabalho?

Esta ferramenta é interessante para facilitar o trabalho de quem cria documentos padronizados com muita frequência, como por exemplo declarações, ofícios, despachos, portarias de designação, entre outros. Veja como utilizar esta ferramenta. Cada unidade/setor poderá produzir seus próprios textos padrão. Para isso, selecione a opção “textos padrão” no menu lateral. Para mais informações siga as instruções do manual completo (página 89).

Como posso utilizar a ferramenta de “acompanhamento especial” para organizar os meus processos?

A ferramenta de “acompanhamento especial” permite que um processo público ou restrito que já tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a unidade, possibilitando a verificação de trâmites posteriores e atualizações. Ou seja, mesmo que o processo seja concluído em todas as unidades, ainda poderá ser visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial. Ao clicar na referida opção localizada no menu principal, será apresentado um quadro com a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamento e as informações de controle, tais como: usuário que marcou o acompanhamento, a data, o grupo, observação e ainda as ações possíveis para o acompanhamento. DICA: Crie blocos de acompanhamento especial específicos para organizar os seus processos assim que recebê-lo por assuntos ou tipos de documentos. Ex: Ofícios 2022.

Como consultar a autenticidade de um documento que foi assinado no SEI-UFMG?

Quando um documento é assinado no sistema, o mesmo apresenta as seguintes informações: 1) Nº do processo, que fica na parte inferior esquerda do documento; 2) código verificador e código CRC, localizados junto à assinatura do servidor; 3) Número do documento, localizado na parte superior esquerda do documento. Para consultar a validade do documento, acesse o site do SEI-UFMG e clique na aba documentos – conferência de documentos. Digite o código verificador e o código CRC e em seguida clique no link que aparece para visualizar o documento.

O que é documento interno e documento externo?

O documento interno é o documento gerado a partir do editor do próprio sistema . Os documentos externos são documentos não gerados no SEI, podem ser digitalizados ou nos vários formatos que podem ser importados para o sistema. obs: somente os documentos internos podem ser assinados pelo sistema via bloco de assinaturas.

Como funciona o nível de acesso no SEI-UFMG?

Processos de acesso público: podem ser acessados por qualquer usuário cadastrado no SEI.
Processos de Acesso Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou;
Processos de Acesso Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo;
OBS: Credencial de Acesso SEI: credencial gerada no âmbito do SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso.

Consulte a PORTARIA Nº 22, de 03 de janeiro de 2022, que traz orientações sobre a definição de nível de acesso em processos e em documentos produzidos por meio do Sistema Eletrônico de Informações no âmbito da Universidade Federal de Minas Gerais (SEI/UFMG).

Como funciona a credencial de acesso de processos com restrição de acesso?

Os Processos com “Credencial de Acesso” são utilizados para controlar os processos sigilosos (reservado, secreto, ultrassecreto) em que o usuário possui credencial. É visível apenas para usuários que possuam credencial de acesso a processos sigilosos. O SEI permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de trâmites usuário a usuário, desde que, credenciados para acesso. Os usuários podem ser da unidade geradora ou de outras unidades. Para saber como gerenciar uma credencial de acesso verifique o item 3.4. do Manual Completo do SEI-UFMG (processos com restrição de acesso).

Para outras dúvidas que não estejam contempladas aqui, consulte o FAQ do SEI/UFMG.